Qu'est-ce qu'un workflow ?

Bien le bonjour matelot ! 🙂 Alors comme ça, tu as du mal à t’en tenir à ta to-do list pour effectuer tes tâches à la maison ou au travail ? Comme on te comprend… Tu sais, nous aussi ça nous arrive d’avoir du mal à se mettre à fond sur un projet pour le rendre en temps et en heure. Pour pallier ce problème, Baptiste et Karline (les capitaines du Bubble ⛵️ ) ont cherché des solutions et ils en ont trouvé !

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Du coup, pour t’aider à sortir la tête de l’eau, on s’est dit qu’on allait te présenter notre outil de travail : le workflow ! Ben oui, tu sais bien qu’on se serre les arêtes chez Juliette. “Un pour tous et tous pour un” comme dirait les Trois Mousquetaires. Alors sans plus attendre : cap sur la définition du workflow !

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Qu’est-ce qu’un workflow ? À quoi sert un workflow ?

Pour comprendre ce qu’est un workflow, on peut simplement s’amuser à traduire ce terme anglais vers le français. Workflow = flux de travail ou flux d’opérations. Si tu n’y vois pas plus clair, laisse nous te donner la définition du capitaine du net (aka Wikipédia) concernant le workflow : 

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“Un workflow est [...] la représentation d'une suite de tâches ou d'opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc.”. 

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Toujours pas clair pour toi ? Laisse-nous t’expliquer avec nos mots dans ce cas ! Un workflow, c’est une technique d’organisation. Tu peux voir ça comme un schéma qui te permet de t’organiser et de voir l’avancé de ton travail en temps réel. 😊

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“Mais attends, t’es en train de me dire qu’un workflow, c’est juste une to-do-list ??” 🧐

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Oui et non marin d’eau douce ! Si tu travailles seul, ou que tu veux juste t’organiser un peu pour les tâches ménagères, tu peux très bien créer une to-do-list en guise de workflow. Mais, si tu bosses avec plusieurs personnes sur un même projet qui comporte pleiiiiiiin d’étapes différentes, un outil de workflow sera bien plus simple d’utilisation.

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Oui parce que non seulement l’outil de workflow te permet d’organiser les étapes d’un projet, mais en plus il t’aide à hiérarchiser les tâches et à les attribuer à des personnes. Plus bas on te donne des exemples concrets pour savoir comment utiliser un workflow ! 

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💡 Finalement, un workflow permet de fluidifier ton travail et d’avoir une vue d’ensemble claire des choses que tu as à faire.

Comment faire un workflow ?

Faire un workflow, c’est plus simple que ça n’y paraît ! Surtout que sans t’en rendre compte, tu en fais toi-même plusieurs par semaine. Mais si, mais si, on t’explique !

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Par exemple, tous les jeudis, tu vas à ton cours de yoga pendant ta pause déjeuner. 🧘🏻‍♀️ Sur le chemin, il y a ta boulangerie préférée et le tabac-presse où ton magazine favori est en vente tous les jeudis. Pas loin, tu as aussi un petit supermarché et tiens, le jeudi, c’est pile le jour où c’est toi le chef cuistot à la maison le soir. Pour optimiser ton temps et réaliser toutes ses tâches, tu vas créer un flux d’opérations : 

• tabac-presse pour ton magazine
• yoga
• supermarché pour les courses d’appoint quand tu en auras besoin
• boulangerie pour acheter ton repas du midi
• retour au bureau.

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Dans la vie de tous les jours, c’est aussi simple que ça ! 🙂 Au travail, l’installation d’un workflow peut demander un peu d’organisation. Voici comment procéder pour mettre en place un flux de travail : 

• Identifie le besoin : sortie d’un nouveau produit, plan de publication des réseaux sociaux, etc.
• Décompose les étapes : recherches d'informations, formulation produit, recherches de photos, écriture, développement de l’emballage, etc.
• Organise tes étapes en thème : ça peut être le taux d’urgence, le pôle à qui ces étapes sont dédiées, etc.
• Assigne les tâches à tes collaborateurs.
• Lance-toi !

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Comme dit plus haut, pour réaliser ce genre de flux de travail, tu peux utiliser des logiciels ou des applications. En voici quelques-uns : Kissflow, Monday, Asana, Freshservice, Notion, Trello et Google Sheets. 😊 Si tu es plus à l’aise en version écrit à la main, tu peux aussi faire ça sur un tableau blanc ou sur une feuille. Encore une fois, tout dépend de ce que tu as à faire et avec qui !

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Exemples de workflow : des idées pour démarrer un flux de travail

Chez Juliette on utilise plusieurs types de workflow. La raison ? Chacun a sa manière de s’organiser personnellement puis de travailler en groupe. Pour visualiser un peu les différents types de flux de travail qui existent, on t’en présente 3 :

Flux de travail géré sous forme de to-do-list

L’ancêtre du workflow, c’est bel et bien la to-do papier ! 📝 Avec ce moyen de t’organiser, tu peux faire comme tu le sens. Soit, tu te fais une liste large de ce que tu dois faire dans la journée (parfait si tu arrives à t’en tenir à tes taches). Soit, tu te mets des priorités et des créneaux horaires à respecter (parfait si tu es du genre tête en l’air).

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Ta to-do-list peut aussi prendre une forme un peu organisée avec des colonnes qui te permettent de suivre l’avancée de ton projet. Bref, le mot d’ordre, c'est : fais comme tu le sens !

Workflow procédural

Souvent considéré comme strict et fermé, le workflow procédural et en fait un moyen très simple et clair de gérer un projet de A à Z. Pour te donner un exemple, on va t’expliquer comment se passe la rédaction des articles en sous-marin ⛵️ :

• Manon et Margaux préparent le calendrier éditorial un mois à l’avance et elles attribuent les articles aux plumes du Journal de Bord.
• Une fois les sujets attribués aux rédactrices, elles vont chacune rédiger les briefs.
• Lorsque le brief est terminé, c’est à la rédactrice d’aller sur le pont.
• Elle rédige, puis elle rend son travail à Manon et Margaux.
• Les deux acolytes relisent, annotent, corrigent et renvoient à la rédactrice.
• La rédactrice effectue les changements et renvoie aux filles.
• Le texte est validé, il ne reste plus qu’à préparer les illustrations.
• Les illustrations sont faites, les filles peuvent intégrer l’article au Journal de Bord puis préparer sa publication.

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Voici toutes les étapes avant que toi, lecteur, tu puisses lire nos aventures ! Tout ce travail est géré en interne grâce à deux outils workflow : Trello et Notion. En sous-marin, ces deux outils sont utilisés via des colonnes : “brief en cours de rédaction”, “à rédiger”, “à corriger”, “relu” et enfin “programmé”. 💪🏼

Workflow ad hoc

Un flux de travail ad hoc est utilisé lorsque le plan à suivre n’est pas fermé à une manière de faire. Les utilisateurs peuvent intervenir à chaque moment afin de débloquer des collègues, donner des améliorations possibles ou simplement de clôturer des tâches. Cette façon de faire est considérée comme dynamique et ne convient pas à tout le monde ! Il faut garder un esprit assez ouvert et comprendre que dans ce fonctionnement, il n’y a pas une seule manière de faire, mais plusieurs. 🙂

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Alors, finalement, c’est quoi workflow ?

Le workflow est une belle invention informatique qui permet à une personne ou une équipe de gérer des projets de court à long terme. Que le flux de travail soit fermé ou ouvert, il est toujours composé de plusieurs étapes et suit un schéma. Un workflow peut permettre à une équipe de développeurs de sortir une application qui fonctionne, mais aussi à un community manager de créer une semaine de post pour les réseaux sociaux. 😇

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Plus simplement encore, le workflow peut se faire mentalement (comme notre histoire avec le cours de yoga du jeudi midi) ou sur un papier. Bref, un workflow, c’est un moyen de t’organiser dans ton travail ou ta vie privée !