Indemnités (ou prime) télétravail : un droit ou un bonus ?

Aaaaah, le télétravail… C’est un vaste sujet ! Certains l’aiment, d’autres préfèrent l’éviter… Ce qui est sûr, c’est que ce mode de travail est encadré par la loi - comme tout ce qui touche au travail, de manière générale 🤓. 

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Dans un article précédent, nous évoquions ensemble les droits des télétravailleurs. Aujourd’hui, nous nous intéressons à un sujet plus spécifique : les indemnités télétravail (ou “prime télétravail”). 

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Frais en télétravail : les indemnités et primes

Comme le rappelle le site du ministère de l’Économie, des finances et de la souveraineté industrielle numérique, le salarié en télétravail dispose des mêmes droits que ses pairs en présentiel ! L’employeur doit donc respecter un certain nombre d’obligations, et doit notamment : 

• établir des plages horaires pendant lesquelles les salariés peuvent être contactés… et les respecter (l’idée ici est de respecter la vie privée des salariés et leur droit à la déconnexion)
•  leur assurer un accès à la formation
• garantir leur sécurité au travail 
• leur permettre d’accéder aux activités sociales de l'entreprise, aux informations syndicales, ainsi qu’à l’ensemble des avantages sociaux (titres-restaurant, chèques vacances par exemple).
• organiser un entretien annuel permettant d’évaluer les conditions de travail du salarié et sa charge de travail.  

💡 Bon à savoir

Selon l’article ​L. 411-1 du code de la sécurité sociale, tout accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail (incluant le domicile) est considéré comme un accident de travail… tant qu’il survient pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié à l’assurance en télétravail.  

Qu’en est-il de la prise en charge des frais liés à la pratique du télétravail ? 

Ce n’est pas un scoop ! Le fait de travailler chez soi peut entraîner des frais supplémentaires au quotidien… Il peut s’agir : 

• de factures d’électricité qui grimpent en flèche (un télétravailleur consomme plus de chauffage pour se chauffer chez lui en hiver, par exemple, ou utilise plus de clim/ventilateur en été). 
• de frais d’installation pour télétravailler confortablement (aménagement d’un coin bureau chez soi, achat de matériel informatique…)
• de factures de téléphone ou internet…  

Une question se pose alors : qui doit prendre en charge tous ces frais ? 

Eh bien… Quand on examine la réglementation en vigueur, on constate que les entreprises n’ont aucunement l’obligation de verser une prime ou une indemnité télétravail à leurs employés. 

👉  Eh oui : selon l’ordonnance du 22 septembre 2017, l’employeur n’a plus l’obligation de prendre en charge les frais de télétravail de ses employés.

En revanche, si l’entreprise possède un accord collectif ou une charte, ces derniers peuvent spécifier les conditions du télétravail - et notamment la prise en charge éventuelle, par l’employeur, des frais liés au télétravail. 

Attention, une exception existe 

L’employeur n’est pas tenu de rembourser les dépenses engendrées par ses salariés dans le cadre du télétravail… SAUF si ce télétravail est imposé par l’employeur. En effet, selon un accord national interprofessionnel (ANI) signé en 2020, l’entreprise est obligée de prendre en charge les frais engagés par ses salariés pour les besoins de leur activité professionnelle… 

Ainsi, selon ce texte : 

“Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. À ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur”

 
💡 Bon à savoir

En cas de télétravail, l’employeur est tenu d’indiquer à ses employés télétravailleurs “​toute restriction à l’usage d’équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique”. 

Par exemple, pour des raisons de sécurité, il est courant de restreindre l’accès à certains logiciels en dehors des locaux de l’entreprise… Mais, dans ce cas, les salariés doivent être prévenus et au fait des sanctions encourues en cas de non-respect de ces restrictions. 

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Quelles sont les conditions d’obtention des indemnités télétravail ? 

On l’aura compris, l’employeur n’est pas obligé de verser une prime ou une indemnité télétravail aux salarié(e)s qui travaillent à distance. En l'absence d'accord collectif ou de charte, cette prise en charge reste optionnelle.

Dans le cas où l’entreprise choisit de prendre en charge ces frais (partiellement ou non), les salariés télétravailleurs doivent obligatoirement fournir des justificatifs.   

Deux options s’offrent aux entreprises qui souhaitent soulager leurs collaborateurs d’une partie de leurs frais liés au télétravail : 

1. elles peuvent rembourser les télétravailleurs pour les sommes avancées (sous réserve de justificatifs). Dans ce cas, les salariés doivent fournir des preuves (factures, etc), qui s’apparenteront à des notes de frais.
   
   
2. sinon, ces entreprises peuvent également verser une allocation/indemnité forfaitaire mensuelle. Celle-ci peut varier selon le nombre de jours effectués en télétravail.
    

Dans le cas où l’entreprise opterait pour l’indemnité forfaitaire, celle-ci sera remboursée par l’Urssaf selon les modalités suivantes : 

• 10 € par mois et par salarié pour 1 journée de télétravail par semaine. 
• 20 € par mois et par salarié pour 2 jours de télétravail par semaine.
• 30 € par mois et par salarié pour 3 jours de télétravail par semaine.
• 40 € par mois et par salarié pour 4 jours de télétravail par semaine.
• Jusqu’à 50 € par mois pour les salariés étant en télétravail à 100%.
  
  

En effet, comme l’explique l’Urssaf elle-même, “les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels”. Du coup, il est possible de les exclure de l’assiette des cotisations !  

☝️ On comprend donc qu’une entreprise a tout intérêt à prendre en charge les frais de ses collaborateurs liés au télétravail… puisqu’il s’agit là d’un avantage salarié facile à valoriser, qui ne coûte pas très cher à l’entreprise !

Indemnités (ou prime) télétravail : un droit ou un bonus, en conclusion

Dans la majorité des cas, il appartient à l’entreprise de choisir si elle souhaite ou non participer aux frais supplémentaires engendrés par le salarié en télétravail. À quelques exceptions près : s’il existe un accord d’entreprise ou une charte stipulant que l’entreprise doit prendre en charge ces frais, ou si le télétravail est imposé, alors l’employeur doit obligatoirement participer aux dépenses avancées. Et ça nous parait assez logique, après tout ! ☺️

💡 Chez Juliette, nous sommes en full-télétravail, toute l’année… C’est notre mode de fonctionnement, et nos nouvelles recrues doivent s’y adapter. C’est pourquoi nous versons chaque mois une indemnité télétravail à chacun de nos matelots - et c’est la moindre des choses, non ?