3 outils pour tester progressivement la semaine de 4 jours

On vous en parle depuis un petit moment déjà : au début de l’été, toute la team Pimpant a commencé à expérimenter la semaine de 4 jours payée 5. Pour nous lancer dans ce grand chantier ambitieux, on a dû mener un gros travail de réflexion, et apprendre à bien nous organiser en interne. Découvrez dans cet article nos trois outils fétiches pour faire de cette nouvelle aventure une belle réussite ❤️. 

Semaine de 4 jours : pourquoi la communication, c’est important ? 👇

Une semaine de 4 jours fluide et sans encombre, qui ne génère aucun stress au sein des équipes et prolonge leur temps libre ? On en rêve… Mais il ne suffit pas de le rêver pour tendre vers cet idéal. Pour que ce changement d’organisation ait un sens, il faut qu’il soit déployé dans des conditions optimales. 

OK, mais dans les faits, ça veut dire quoi ? 

Il ne suffit pas de dire aux équipes “allez, on tente la semaine de 4 jours”.

À la place, il faut mobiliser des efforts quotidiens pour encourager la communication interne, la transparence et le travail asynchrone. Et ça commence par : 

1. la mise en place d’une méthodologie claire. Par exemple, chez Pimpant, notre expérimentation de la semaine de 4 jours se fait par étapes. Nous avons défini quatre grandes phases de test (une première semaine test d’une semaine, puis un test de deux semaines, etc). 
   
   Le but : dresser des bilans réguliers et corriger nos erreurs au fil du temps. Ce travail d’optimisation continu est essentiel à la réussite du projet.
   
   
   
2. la prise en compte du ressenti de chacun. En pratique, ça demande de suivre très précisément certains indicateurs, comme :
   

• le ressenti global de l’équipe ; 
• la façon dont chacun s’organise au quotidien ; 
• l’impact de ce changement sur le bien-être des salarié(e)s. 

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Soigner sa communication interne avec les bons outils 📱

Il existe une grande différence entre “mettre en place des process” et “se compliquer la vie”. Chez Pimpant, on compte sur trois grands outils pour améliorer notre communication — et ils sont basiques, mais essentiels. 

❓ Typeform, pour connaître le ressenti global de l’équipe 

Notre rituel, chez Pimpant ? Sonder nos collaborateurs à l’aide d’un questionnaire anonyme, dès qu’une phase de test touche à sa fin. Cette méthode nous permet de donner la parole à tous nos collaborateurs — ces derniers doivent se sentir libre de donner leur avis, qu’il soit bon ou mauvais. C’est une excellente façon de prendre la température au sein de notre entreprise sur un sujet spécifique. 

Après notre première phase de test, on a donc envoyé à tout le monde un questionnaire de 24 questions à remplir, afin de connaître le ressenti global de chacun, les challenges rencontrés, la capacité de l’employé(e) à vraiment déconnecter pendant son jour off supplémentaire, les pistes d’amélioration qu’il/elle envisage... 

Voici en toute transparence des exemples de questions posées dans notre questionnaire : 

• Comment t’es-tu senti.e durant cette semaine de 4 jours ? (note de 0 à 10)
  
  
• Quel a été ton niveau de stress par rapport à une semaine habituelle de 5 jours ?
  
  
• As-tu vu des bénéfices pendant cette semaine, quels qu’ils soient ?
  
  
• Quel a été LE souci principal selon toi ?
  
  
• Comment qualifierais-tu ton organisation pour gérer cette semaine de 4 jours ?
  
  
• As-tu atteint les objectifs que tu t’étais fixés pendant ton sprint de la semaine ?
  
  
• Combien as-tu eu de calls durant cette semaine test ?
  
  
• As-tu consulté Slack pendant ton jour off ?
  
  
• Comment abordes-tu le prochain test ?
  
  

📚 Notion, pour une excellente organisation

Lorsqu’on travaille de manière asynchrone, c’est super important d’instaurer une culture de l’écrit dans son entreprise. N’importe quel(le) membre de l’équipe doit pouvoir obtenir rapidement et simplement l’information qu’il/elle recherche, même si 30% de ses collègues sont off deux jours sur cinq. 

Et comment on développe une culture de l’écrit ? En consignant chaque info utile dans un outil de prises de notes collaboratif, comme Notion.

Chez Pimpant, Notion permet de partager à tous les collaborateurs certains documents-clés et stratégiques, comme : 

• les rétroplannings de nos évènements annuels les plus importants (de cette façon, chacun peut anticiper les deadlines et besoins). 
• les plannings hebdomadaires recensant les tâches de chaque collaborateur, les projets de chaque équipe…
• les comptes-rendus des appels et visios d’équipe. 
• et même les to-do listes personnelles, triées par ordre de priorité. 

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🙌 L’incontournable one-to-one, pour mesurer la satisfaction de chaque collaborateur/collaboratrice  

Malgré tous les outils collaboratifs du monde, on ne pourra jamais remplacer le fameux one-to-one avec le manager — ce fameux tête-à-tête qui permet de s’épancher sur ses difficultés, ses frustrations, mais aussi ses accomplissements, ses doutes, ses envies… Cet appel doit être un moment d’échange, au cours duquel le/la salarié(e) se sent libre d’exprimer sincèrement son ressenti personnel. C’est le moment ou jamais d’évoquer en profondeur les problèmes rencontrés pendant ces phases d’expérimentation, et d’en tirer des pistes d’amélioration adaptées. 

Chez Pimpant, ce 1-1 a lieu toutes les 2 semaines — cette étape est absolument obligatoire et non négociable. D’ailleurs, c’est souvent un moment riche en enseignements !

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3 outils pour tester progressivement la semaine de 4 jours, en résumé

Communiquer, communiquer… et communiquer ! Si on devait résumer notre leitmotiv, chez Pimpant, ça serait ce verbe. Quel que soit le contexte de votre entreprise, sa taille, et ses défis du moment, vous ne perdrez strictement rien à soigner votre communication interne — mais vous y gagnerez beaucoup ! Qu’il s’agisse de tester un nouveau modèle d’organisation du travail (comme la semaine de 4 jours) ou non, investir dans les bons outils collaboratifs peut avoir un véritable impact sur votre cohésion d’équipe - et votre succès !