9 tips pour créer une To Do List hyper efficace (et productive)

Salut matelot, ici Elliot pour de nouveaux conseils pratiques ! Comme on te le répète souvent, l’Équipage Juliette travaille en télétravail exclusivement, tous les jours de l’année. Du coup, tu t’en doutes… Les astuces productivité, ça nous connaît !  

D’ailleurs, dans un article précédent consacré aux soft skills à développer pour s’épanouir en télétravail, on te dévoilait que Margaux, notre responsable éditoriale, était la reine de l’organisation ! Son secret ? Elle suit scrupuleusement une to-do liste (soit une liste de tâches à faire) hyper précise et détaillée, qu’elle met à jour tous les jours. 

Bonne nouvelle : Margaux a bien voulu me partager quelques tuyaux. Dans cet article, je te résume donc ses 9 conseils pour créer une to do list hyper efficace, qui marche vraiment. Prêt à devenir le King/la Queen de l’organisation ? Allons-y jeune mousse ! 

1. Crée une to do list en ligne pour gagner du temps et de la visibilité

Tu as peut-être déjà pris l’habitude de te créer des listes de tâches manuellement, sur des carnets, des feuilles volantes ou même des post it ? Je te comprends - il n’y a rien de plus satisfaisant que de rayer au stylo une tâche accomplie 🤩. Oui, mais… Est-ce vraiment l’option la plus efficace, sur le long terme ? 

👉  Avec un gestionnaire de tâches, tu n’as pas à changer de feuille chaque jour/semaine pour te créer une nouvelle to do list, ni à faire des ratures ! Tu peux lister les tâches à accomplir en quelques clics, au fil des jours ou des semaines.

Toutes tes anciennes to-do list peuvent rester visibles, être archivées… C’est pratique, si tu veux avoir une vision globale de ton avancement à l’échelle d’une semaine, d’un mois, voire même d’une année ! 

👉  La plupart des outils de productivité qui existent aujourd’hui sont ludiques ! Sur Trello ou Notion, tu peux par exemple te créer deux colonnes avec la liste des tâches à faire d’un côté et la liste des tâches accomplies de l’autre. Une fois que tu as terminé la tâche, tu n’as plus qu’à la glisser dans la colonne appropriée.  Quel sentiment d’accomplissement quand on bascule un ticket d’une colonne à l’autre ! 😍

👉 La plupart des outils de gestion envoient automatiquement des notifications, des rappels ou des emails en cas d’échéance manquée. Bye bye la charge mentale ! 

👉 Avec un planificateur ou une application de gestion, tu peux même assigner une tâche à un coéquipier, un collègue… Pratique, pour déléguer !

💡Trello, Notion, Monday, Onenote, Todoist, Asana, Google Keep…  Il existe aujourd’hui de multiples outils spécialisés qui permettent de créer des listes, à la fois en version premium et en version gratuite !

2. Structure ta to do list dans le temps : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle 

L’intérêt de définir une to do list, c’est d’être plus productif - là-dessus, on est d’accord. Pourtant, cette pratique peut vite devenir contre-productive si elle n’est pas utilisée correctement. Évite par exemple de créer une to do list à rallonge, qui mélange des tâches prioritaires avec des missions plus globales à effectuer à moyen terme ! 

👉  Une to do list se renouvelle constamment. Tu peux t’en créer plusieurs, en attribuant à chacune une durée spécifique. Une to-do list pour la semaine, une to-do mensuelle, et une to do list générale contenant des objectifs à moyen-long terme ! De cette manière, tu gardes bien tes objectifs globaux en tête tout en avançant au jour le jour sur tes prios du moment 👌. 

Le bon réflexe : ajouter une date d’échéance à chaque tâche que tu t’assignes. Tu peux également ajouter une date de début et une date de fin à chaque tâche. Une fois la tâche terminée, tu peux cocher son ticket pour le supprimer de ton champ de vision et spécifier la fin de la tâche (sur Notion ou Trello, tu peux te créer une colonne “Archives” ou “Done”). 

La to do list de Margaux est globale. Elle n’est pas limitée dans le temps mais chaque tâche possède une deadline. Au sein même de sa to do globale, deux colonnes sont délimitées dans le temps : la to-do de la semaine et la to-do de la semaine prochaine, qu’elle alimente au fil des jours.

3. Thématise tes tâches quotidiennes selon les sujets

Tu occupes un poste transversal qui te demande de travailler régulièrement avec plusieurs équipes (marketing, communication, produit, etc.) ? Tu es encore à l'école et suis donc plein de matières différentes ? Bref, le travail d’équipe, ça te connaît ? N’hésite pas à affecter à chaque tâche une thématique précise, comme le fait Magdalena dans l’équipe Design !! 

Ensuite, il te suffira d’ajouter l’émoji correspondant à la thématique sur chacune de tes tâches. De cette manière, tu pourras identifier le thème de chaque tâche à faire en un coup d'œil. Habile, non ? 

Par exemple : 

Tu peux ajouter un émoji 📲 sur les tâches qui concernent la gestion de réseaux sociaux, un émoji 📞 pour tes RDV téléphoniques et réunions, etc. 

4. Organiser les tâches selon leur degré de priorité

Organiser son travail et prioriser, ça s’apprend ! 

Une to do list pertinente et bien organisée doit t’aider à accomplir toutes les tâches dans le délai imparti. Autrement dit, tu as besoin de savoir par quoi commencer ta journée ou ta semaine, rien qu’en regardant ta liste des tâches à accomplir ! 

Un bon réflexe qui permet de s’organiser et d’identifier les tâches prioritaires parmi l’ensemble de tes missions. Mais ce n’est pas tout : savoir pertinemment ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas permet d'éviter le sentiment de courir partout, ou d’avoir 1000 choses à faire en même temps.  

💡 Autre bon réflexe : apprendre à nuancer la notion de priorité. Certaines tâches “urgentes” sont à faire dans la journée. D’autres peuvent attendre quelques jours, voire même une semaine ! 

Essaye de diviser tes priorités en trois catégories, allant du plus prioritaire (burning) au moins prioritaire (hot). Ensuite, assigne à chacune de tes tâches un degré de priorité. De cette façon, tu pourras savoir simplement si ta to-do du jour respecte bien l’ordre de priorité des tâches et leurs échéances. 

5. Dédie une colonne à ta semaine en cours

Comme expliqué plus haut, il est indispensable de bien structurer sa to do list pour ne pas se perdre parmi les différentes tâches à accomplir ! 

👉 N’hésite pas créer une colonne dédiée à ta to do de la semaine. De cette manière, tu pourras te concentrer sur les tâches à effectuer dans la semaine, tout en faisant abstraction du reste de ta to do. Ce qui ne t’empêche pas, bien sûr, de te projeter sur les semaines suivantes en leur consacrant des tickets ! 

💡Tu peux aussi utiliser des outils d’organisation pour noter ta liste de courses, tes objectifs à court-moyen terme… Dans le but d’optimiser ta productivité personnelle ! 

6. Dédie une autre colonne à la semaine à venir

Ce bon réflexe te permettra de préparer ta semaine à l'avance. Grosso modo, toutes les missions importantes qui n’ont pas leur place dans ta to do de la semaine peuvent aller dans la colonne de la semaine suivante. 

C’est une bonne manière de visualiser ce que tu auras à faire dans un futur proche, et d’évaluer ta charge de travail sur plusieurs semaines. 

👉  N’oublie pas matelot : plus tu auras de la visibilité sur tes prochaines semaines, plus tu pourras déterminer ta charge de travail efficacement. Ce qui t’empêchera de crouler sous le boulot !

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Le conseil de Juliette 

Intègre toujours quelques imprévus à ton planning ! Il peut s’agir de contraintes personnelles, de bug informatique, d’une absence d’information… Pour x ou y raison, il pourra t’arriver d’accumuler du retard sur tes missions. Il est donc essentiel d’intégrer une part d’aléatoire à tes plannings - sinon, ta to-do n’est plus vraiment réaliste !  

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7. Ajoute un emplacement "Ice Box"

L’ice box, c’est tout simplement une boîte à idée virtuelle dans laquelle tu peux mettre toutes les réflexions qui te viennent, toutes les actions intéressantes que tu pourrais mettre en place. 

Bref, c’est un endroit où tu peux noter tes idées sans avoir à planifier les tâches correspondantes immédiatement. 

8. Ajoute une phrase de motivation en couverture

C’est une petite astuce qui permet de débuter la semaine sur une touche d’optimisme, une façon d’entretenir sa motivation ! Tu aimes bien les citations inspirationnelles, les paroles de chanson ou les proverbes ? Alors n’hésite pas à en afficher régulièrement sur ton outil de productivité fétiche. 

9. Personnalise ton espace de travail pour qu'il te ressemble

Tu te souviens quand on te disait dans cet article qu’il était essentiel de se concocter un joli cocon agréable pour télétravailler efficacement ? Eh bien, c’est un peu pareil avec les outils de productivité !  

Plus tu personnaliseras ton tableau de bord en le façonnant à ton image, en établissant des codes couleur et en l’organisant, plus tu auras envie de l’utiliser ! Mieux : plus tu seras content(e) d’ouvrir ta to-do list - oui oui ! 

Créer une to do list efficacement, en conclusion 

Certains matelots ont un sens inné (paraît-il) de l’organisation. D’autres témoignent surtout de beaucoup de volonté et d’autodiscipline. Enfin, il y a aussi celles et ceux qui utilisent les bons outils ! 

Que l’on soit un(e) salarié(e) en télétravail partiel ou intégral, un(e) étudiant(e) qui ses cours à distance ou en présentiel, ou même un(e) indépendant(e),  il est indispensable d’apprendre à bien s’organiser, si on veut travailler efficacement et éviter de procrastiner ! 💪 

Pour y arriver, tu peux bien sûr commencer par créer une to do list chaque jour et/ou chaque semaine et veiller à la suivre scrupuleusement, pour ne rien oublier ! N’hésite pas à t’aider d’un outil de gestion de projet qui te permettra d’effectuer un suivi des tâches. Certains logiciels de gestion sont si simples et intuitifs qu’il en devient presque naturel d’entretenir sa productivité. Parole de matelot !