9 tips pour créer une To Do List hyper efficace (et productive)
Comme on vous le répète souvent, l’équipe Pimpant travaille en télétravail exclusivement, tous les jours de l’année. Du coup, vous vous en doutez… Les astuces productivité, ça nous connaît !
D’ailleurs, dans un article précédent consacré aux soft skills à développer pour s’épanouir en télétravail, on vous dévoilait que Margaux, notre responsable éditoriale, était la reine de l’organisation ! Son secret ? Elle suit scrupuleusement une to-do liste (soit une liste de tâches à faire) hyper précise et détaillée, qu’elle met à jour tous les jours.
Bonne nouvelle : Margaux a bien voulu nous partager quelques tuyaux ! Dans cet article, on vous résume donc ses 9 conseils pour créer une to do list hyper efficace, qui marche vraiment. Prêt à devenir le King/la Queen de l’organisation ? Allons-y !
1. Créez une to do list en ligne pour gagner du temps et de la visibilité
Vous avez peut-être déjà pris l’habitude de vous créer des listes de tâches manuellement, sur des carnets, des feuilles volantes ou même des post it ? On vous comprend - il n’y a rien de plus satisfaisant que de rayer au stylo une tâche accomplie 🤩. Oui, mais… Est-ce vraiment l’option la plus efficace, sur le long terme ?
👉 Avec un gestionnaire de tâches, vous n'avez pas à changer de feuille chaque jour/semaine pour vous créer une nouvelle to do list, ni à faire des ratures ! Vous pouvez lister les tâches à accomplir en quelques clics, au fil des jours ou des semaines.
Toutes vos anciennes to-do list peuvent rester visibles, être archivées… C’est pratique, si vous voulez avoir une vision globale de votre avancement à l’échelle d’une semaine, d’un mois, voire même d’une année !
👉 La plupart des outils de productivité qui existent aujourd’hui sont ludiques ! Sur Trello ou Notion, vous pouvez par exemple vous créer deux colonnes avec la liste des tâches à faire d’un côté et la liste des tâches accomplies de l’autre. Une fois que vous avez terminé la tâche, vous n'avez plus qu’à la glisser dans la colonne appropriée. Quel sentiment d’accomplissement quand on bascule un ticket d’une colonne à l’autre ! 😍
👉 La plupart des outils de gestion envoient automatiquement des notifications, des rappels ou des emails en cas d’échéance manquée. Bye bye la charge mentale !
👉 Avec un planificateur ou une application de gestion, vous pouvez même assigner une tâche à un coéquipier, un collègue… Pratique, pour déléguer !
💡Trello, Notion, Monday, Onenote, Todoist, Asana, Google Keep… Il existe aujourd’hui de multiples outils spécialisés qui permettent de créer des listes, à la fois en version premium et en version gratuite !
2. Structurez votre to do list dans le temps : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle
L’intérêt de définir une to do list, c’est d’être plus productif - là-dessus, on est d’accord. Pourtant, cette pratique peut vite devenir contre-productive si elle n’est pas utilisée correctement. Évitez par exemple de créer une to do list à rallonge, qui mélange des tâches prioritaires avec des missions plus globales à effectuer à moyen terme !
👉 Une to do list se renouvelle constamment. Vous pouvez vous en créer plusieurs, en attribuant à chacune une durée spécifique. Une to-do list pour la semaine, une to-do mensuelle, et une to do list générale contenant des objectifs à moyen-long terme ! De cette manière, vous gardez bien vos objectifs globaux en tête tout en avançant au jour le jour sur vos prios du moment 👌.
Le bon réflexe : ajouter une date d’échéance à chaque tâche que vous vous assignez. Vous pouvez également ajouter une date de début et une date de fin à chaque tâche. Une fois la tâche terminée, vous pouvez cocher son ticket pour le supprimer de votre champ de vision et spécifier la fin de la tâche (sur Notion ou Trello, vous pouvez vous créer une colonne “Archives” ou “Done”).
La to do list de Margaux est globale. Elle n’est pas limitée dans le temps, mais chaque tâche possède une deadline. Au sein même de sa to do globale, deux colonnes sont délimitées dans le temps : la to-do de la semaine et la to-do de la semaine prochaine, qu’elle alimente au fil des jours.
3. Thématisez vos tâches quotidiennes selon les sujets
Vous occupez un poste transversal qui vous demande de travailler régulièrement avec plusieurs équipes (marketing, communication, produit, etc.) ? Vous êtes encore à l'école et suivez donc plein de matières différentes ? Bref, le travail d’équipe, ça vous connaît ? N’hésitez pas à affecter à chaque tâche une thématique précise, comme le fait Magdalena dans l’équipe Design !!
Ensuite, il vous suffira d’ajouter l’émoji correspondant à la thématique sur chacune de vos tâches. De cette manière, vous pourrez identifier le thème de chaque tâche à faire en un coup d'œil. Habile, non ?
Par exemple :
Vous pouvez ajouter un émoji 📲 sur les tâches qui concernent la gestion de réseaux sociaux, un émoji 📞 pour vos RDV téléphoniques et réunions, etc.
4. Organisez les tâches selon leur degré de priorité
Organiser son travail et prioriser, ça s’apprend !
Une to do list pertinente et bien organisée doit vous aider à accomplir toutes les tâches dans le délai imparti. Autrement dit, vous avez besoin de savoir par quoi commencer votre journée ou votre semaine, rien qu’en regardant votre liste des tâches à accomplir !
Un bon réflexe qui permet de s’organiser et d’identifier les tâches prioritaires parmi l’ensemble de vos missions. Mais ce n’est pas tout : savoir pertinemment ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas permet d'éviter le sentiment de courir partout, ou d’avoir 1000 choses à faire en même temps.
💡 Autre bon réflexe : apprendre à nuancer la notion de priorité. Certaines tâches “urgentes” sont à faire dans la journée. D’autres peuvent attendre quelques jours, voire même une semaine !
Essayez de diviser vos priorités en trois catégories, allant du plus prioritaire (burning) au moins prioritaire (hot). Ensuite, assignez à chacune de vos tâches un degré de priorité. De cette façon, vous pourrez savoir simplement si votre to-do du jour respecte bien l’ordre de priorité des tâches et leurs échéances.
5. Dédiez une colonne à la semaine en cours
Comme expliqué plus haut, il est indispensable de bien structurer sa to do list pour ne pas se perdre parmi les différentes tâches à accomplir !
👉 N’hésitez pas créer une colonne dédiée à votre to do de la semaine. De cette manière, vous pourrez vous concentrer sur les tâches à effectuer dans la semaine, tout en faisant abstraction du reste de la to do. Ce qui ne vous empêche pas, bien sûr, de vous projeter sur les semaines suivantes en leur consacrant des tickets !
💡Vous pouvez aussi utiliser des outils d’organisation pour noter votre liste de courses, vos objectifs à court-moyen terme… Dans le but d’optimiser votre productivité personnelle !
6. Dédiez une autre colonne à la semaine à venir
Ce bon réflexe vous permettra de préparer la semaine à l'avance. Grosso modo, toutes les missions importantes qui n’ont pas leur place dans votre to do de la semaine peuvent aller dans la colonne de la semaine suivante.
C’est une bonne manière de visualiser ce que vous aurez à faire dans un futur proche, et d’évaluer votre charge de travail sur plusieurs semaines.
👉 N’oubliez pas : plus vous aurez de la visibilité sur vos prochaines semaines, plus vous pourrez déterminer votre charge de travail efficacement. Ce qui vous empêchera de crouler sous le boulot, en somme !
--- ---
Le conseil de Pimpant
Intégrez toujours quelques imprévus à votre planning ! Il peut s’agir de contraintes personnelles, de bug informatique, d’une absence d’information… Pour x ou y raison, il pourra vous arriver d’accumuler du retard sur vos missions. Il est donc essentiel d’intégrer une part d’aléatoire à vos plannings - sinon, votre to-do n’est plus vraiment réaliste !
--- ---
7. Ajoutez un emplacement "Ice Box"
L’ice box, c’est tout simplement une boîte à idée virtuelle dans laquelle vous pouvez mettre toutes les réflexions qui vous viennent, toutes les actions intéressantes que vous pourriez mettre en place.
Bref, c’est un endroit où vous pouvez noter vos idées sans avoir à planifier les tâches correspondantes immédiatement.
8. Ajoutez une phrase de motivation en couverture
C’est une petite astuce qui permet de débuter la semaine sur une touche d’optimisme, une façon d’entretenir sa motivation ! Vous aimez bien les citations inspirationnelles, les paroles de chanson ou les proverbes ? Alors n’hésitez pas à en afficher régulièrement sur votre outil de productivité fétiche.
9. Personnalisez votre espace de travail pour qu'il vous ressemble
Vous vous souvenez quand on vous disait dans cet article qu’il était essentiel de se concocter un joli cocon agréable pour télétravailler efficacement ? Eh bien, c’est un peu pareil avec les outils de productivité !
Plus vous personnaliserez votre tableau de bord en le façonnant à votre image, en établissant des codes couleur et en l’organisant, plus vous aurez envie de l’utiliser ! Mieux : plus vous serez content(e) d’ouvrir votre to-do list - oui oui !
Créer une to do list efficacement, en conclusion
Certaines personnes ont un sens inné (paraît-il) de l’organisation. D’autres témoignent surtout de beaucoup de volonté et d’autodiscipline. Enfin, il y a aussi celles et ceux qui utilisent les bons outils !
Que l’on soit un(e) salarié(e) en télétravail partiel ou intégral, un(e) étudiant(e) qui ses cours à distance ou en présentiel, ou même un(e) indépendant(e), il est indispensable d’apprendre à bien s’organiser, si on veut travailler efficacement et éviter de procrastiner ! 💪
Pour y arriver, vous pouvez bien sûr commencer par créer une to do list chaque jour et/ou chaque semaine et veiller à la suivre scrupuleusement, pour ne rien oublier ! N’hésitez pas à vous aider d’un outil de gestion de projet qui vous permettra d’effectuer un suivi des tâches. Certains logiciels de gestion sont si simples et intuitifs qu’il en devient presque naturel d’entretenir sa productivité. Parole de matelot !
Pour aller plus loin :
Comment avoir bonne organisation au travail ?
