Apprendre à avoir une bonne organisation de travail avec Ed
Bien le bonjour camarade, c’est Ed ! On me glisse dans l’oreillette que tu recherches des conseils pour apprendre à mieux t’organiser au travail ? M’en parle pas ! La productivité au boulot, c’est un vrai sujet - et notamment dans un contexte de télétravail régulier.
Dans un article précédent, on te partageait nos conseils pour créer une to-do list efficace - un indispensable quand on souhaite gagner en productivité.
Aujourd’hui, on va évoquer les outils d’organisation indispensables au travail. Eh oui : comme tout dans la vie, l’organisation, c’est une question de méthode. On ne naît pas organisé(e) matelot : on le devient ! 🤓
Qu’est-ce que l’organisation de travail ?
Tout est dans le titre ! De façon générale, par “organisation du travail”, on désigne l’organisation de la vie en entreprise (environnement et méthodes de travail, horaires, division des tâches…). Souvent, l’organisation du travail permet de répondre à la question “qui fait quoi ?” dans l’entreprise. Mais ce n’est pas tout !
Si elle est collective, l’organisation du travail est également personnelle. Autrement dit, elle concerne également la manière dont chacun(e) des employé(e)s organise son travail individuellement.
💡 Bon à savoir
Les méthodes d’organisation du travail fluctuent selon les époques. Eh oui : comme tout, les pratiques managériales évoluent ! Par exemple, au XXème siècle, c’est le taylorisme qui a le vent en poupe - soit l’Organisation Scientifique du Travail (OST).
Établie par l’ingénieur américain Frederick Taylor, cette méthode de gestion et d'organisation du travail allie division du travail horizontale et verticale. Son but ultime : augmenter la productivité des entreprises… quitte à déshumaniser le travail des ouvriers avec un travail parcellisé et répétitif.
Bien s’organiser au travail : pourquoi est-ce crucial ?
Bien s’organiser et apprendre à bien gérer son temps permet avant tout d’être efficace et de gagner en productivité. Mais ce n’est pas tout ! Une bonne organisation permet aussi d’améliorer ses conditions de travail : quand on sait ce qu’on fait, quand et comment on le fait, on réduit les sources de stress au travail… et on s’éparpille moins !
👉 Rappelons également qu’une bonne gestion du temps optimise l’équilibre vie pro-vie perso ! Logique, mon capitaine : c’est en accomplissant ses tâches quotidiennes dans les délais impartis qu’on peut garder du temps pour soi le soir.
Les astuces et outils pour améliorer son organisation de travail
Quels sont les réflexes à adopter pour mieux gérer son temps et gagner en productivité au travail ? Trêve de suspens ! Je te résume mes bonnes pratiques :
Productivité au travail : instaurer une routine
La première chose à faire, quand on souhaite être plus productif au travail, c’est de mettre en place une routine. Petit à petit, en douceur. Pourquoi ? Eh bien, c’est simple : la routine vient créer une dynamique, apporter un rythme à ton quotidien et demande de respecter une certaine discipline.
👉 Pour ce faire, réfléchis à la journée type idéale - celle qui te permettrait à la fois de gagner en productivité, mais aussi de t’accomplir sur le plan personnel, d’être plus épanoui(e) au quotidien.
Dans un article précédent, on te partageait la routine de travail de chaque membre de l’Équipage Juliette. Pour te donner un exemple, Magdalena, l'illustratrice de Juliette, se lève à 8h/8h30 et commence toujours sa journée en faisant le plein de vitamines ! Elle profite souvent de sa pause déj’ pour faire du sport.
Bien évidemment, quand il s’agit de routine, il n’existe aucune règle à suivre. Tu peux choisir d’entamer ta journée en faisant du sport, en lisant, en méditant, en écoutant de la musique… Ce qui importe, c'est d’écouter ses envies et ses besoins.
Planifier ses tâches
Et c’est là qu’il est particulièrement utile d’adopter une bonne to-do list ! En planifiant les tâches que tu as à faire (à l’échelle d’une journée, d’une semaine, d’un mois…), tu apprends à cerner tes priorités et évites de te disperser ! Au final, une bonne organisation permet d’effectuer la bonne tâche au bon moment, avec une concentration optimale.
💡 En prime, le fait de se concentrer sur une tâche à la fois permet de mobiliser sa concentration et son attention sur cette dernière… Rien de tel pour booster son efficacité !
👉 Dans l’article consacré aux journées types chez Juliette, Baptiste, le cofondateur de Juliette, nous confiait organiser sa to-do de la semaine tous les dimanches soir, en classant les tâches à accomplir par ordre de priorité. Cette pratique permet de commencer la semaine avec détermination, les idées claires !
On ne compte plus les outils d’organisation et gestionnaires de tâches disponibles aujourd'hui permettant de planifier ses tâches. Trello, Todoist, Monday, Asana, Notion, Google keep… Il y en a pour tous les goûts !
Aie aussi le réflexe d’allouer des plages horaires spécifiques sur ton agenda ! Tu as du mal à te concentrer au travail, entre tous les zooms et les RDV clients ? Intègre à ton planning hebdomadaire plusieurs heures de deep work : de cette manière, tu seras certain(e) d’avoir du temps disponible pour les tâches à forte valeur ajoutée, demandant une forte concentration.
Tu peux également te servir d’un outil comme Doodle pour planifier tes réunions en quelques clics - pratique, pour faciliter le travail en équipe !
Se concentrer sur une seule tâche à la fois
Impossible de bien gérer son temps et son travail sans une bonne concentration ! Tu aimerais rester concentré(e) sur tes tâches plus longtemps et/ou surmonter certaines distractions ? Là encore, tout est une question de méthode, matelot !
As-tu déjà testé, par exemple, la technique Pomodoro ? Son principe est simple. Pendant 25 minutes, reste concentré(e) sur une seule tâche (RIEN ne doit t’interrompre). Ensuite, prends une pause de 5 min. Enchaîne avec une nouvelle session de 25 minutes, puis prends une nouvelle pause. Refaire deux sessions. Toutes les quatre sessions, il est conseillé de prendre une pause d’au moins 20 minutes.
Pourquoi autant de pauses ?
Selon Francesco Cirillo, le créateur de la technique Pomodoro, il est impossible de rester productif et concentré toute une journée, sans marquer régulièrement des pauses. Mieux vaut donc se plonger dans des séances de concentration courtes, mais intenses, plutôt que de travailler à moitié pendant des heures, sans pause !
Apprendre à avoir une bonne organisation de travail, en conclusion
Tu l’auras vu, matelot : les bonnes pratiques conseillées dans cet article relèvent du bon sens. En revanche, elles demandent beaucoup d'autodiscipline et de bonne volonté. Démarrer sa journée 2h plus tôt pour faire du sport ou une activité artistique, se forcer à faire des séances de deep work… tout cela pique un peu quand on s’y met… Sur le long terme, en revanche, ces petites actions mises bout à bout permettent d’être plus épanoui(e) et efficace au quotidien - parole de matelot !
Bien évidemment, ma sélection d’astuces est loooooin d’être exhaustive. La toile regorge d’astuces et outils en tout genre pour adopter une bonne organisation de travail.
