Comment gérer les imprévus au travail ?

Au rapport pour parler productivité ! Vous n'êtes pas sans l’ignorer : quel que soit votre métier, vous devrez faire face un jour ou l’autre à un ou plusieurs imprévu(s). Que l’on soit développeur web, graphiste ou capitaine de pêche, on est tous/tes dans le même bateau… Eh oui : dans la vie comme au travail, l’incertitude est la seule certitude, comme on dit. 

Mais alors, comment gérer un imprévu au travail ? Un indice : la preparación. Ehhhh ouuuui : si on ne peut pas prévoir l’imprévisible, on peut faire son possible pour l’anticiper ! Comment gérer les imprévus au travail, du coup ? La réponse dans cet article ! 

Considérez qu'il y aura toujours au moins un imprévu dans votre semaine

Vous connaissez la loi de Murphy ? (Non, on ne parle pas de la célèbre chanson d’Angèle… 😍) 

Selon Edward Aloysius Murphy Jr, l’ingénieur aérospatial américain qui l’a établie :  « Tout ce qui est susceptible d'aller mal ira mal ». Autrement dit, s’il existe une chance que quelque chose échoue, alors ça échouera. 

En France, on surnomme ce phénomène "loi de l'emmerdement maximum" ou "loi de la tartine beurrée". Eh ouais : on l’a tous.tes connue, cette tartine de confiture qui tombe PILE sur le côté confiture… Vous pensiez que c’était la faute à “pas de chance” ? Ehhh non, c'est la loi de Murphy ! 

Derrière elle, il y a une morale à retenir : au travail, comme dans la vie, il vaut mieux toujours penser au pire - parce que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Ce n'est pas nous qui le disons, c’est un ingénieur aérospatial…  

Nos tips : 

• Pensez à inclure dans votre to do de la semaine du temps libre pour gérer d’éventuels imprévus. En prévoyant 2 heures dans la semaine pour les tracas que vous pouvez rencontrer, vous n’accumulerez pas de retard sur les autres tâches ! C’est un excellent moyen de se retrouver avec une to-do réaliste et non surchargée.
  
  
• Cette astuce vous permettra par ailleurs de ne pas courir après le temps. De manière générale, prenez l’habitude de prévoir un peu de marge quand vous évaluez le temps de travail nécessaire pour réaliser chacune de vos tâches.
  
  

Créez un espace de rédaction dédié à l'imprévu pour y voir plus clair

Ce qu’il y a de pire, quand un imprévu arrive et nous déroute ? Perdre au fil du temps des infos précieuses qui permettraient de résoudre la situation. Dès qu’un problème survient, prenez l’habitude de noter par écrit ses possibles origines, ainsi que les éléments que vous connaissez déjà. 

Nos tips : 

•  Si vous êtes en télétravail, vous pouvez par exemple vous créer un espace Notion dédié à l'imprévu (tout dépend de la taille du sujet), un canal Slack dédié (en cas de situation de crise) ou un thread/fil de conversation (une option plus appropriée en cas de petit sujet).
  
  
• Le but : poser l'info au propre et de manière factuelle, pour pouvoir en discuter posément, sans être perturbé(e) par ses émotions/son stress.  

💡 L’exemple de Pimpant

En septembre 2021, on vous annonçait que votre commande de gel douche serait livrée avec un petit retard… La raison ? On a appris que notre première production de gels douche ne s’était pas passée comme prévu… Pour remédier au problème, on a créé une page Notion dédiée, qui nous a permis de faire le point et de créer un plan d'action rapidement. On a aussi créé un canal Slack avec les personnes mobilisées sur le sujet.
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Prenez le temps de réfléchir avant de réagir 

Souvent, quand on nous annonce un imprévu, le 1er réflexe est de surréagir. Or, comme nous le rappelle souvent Baptiste, le co-fondateur de Pimpant avec Karline, il est important de savoir perdre du temps pour en gagner.

Autrement dit, face à un imprévu ou un problème, mieux vaut commencer par analyser la situation posément (comme vu précédemment) pour trouver la bonne solution. 

Ce travail est essentiel pour deux raisons : 

• Il arrive qu’un problème apparaisse sans qu’on en connaisse les causes (à cause d’un manque de communication en interne, d’un problème technique non identifié...)
• Cet imprévu, bien que désagréable, est l'occasion de tirer des leçons et d’améliorer ses pratiques habituelles. C’est pourquoi il est capital de bien décortiquer la situation ! 

💡 L’exemple de Pimpant

Le retard de notre 1ère production de gel douche nous a permis d’améliorer la composition de notre formule 🎉. Face à cet incident, on a dû redoubler de créativité… ce qui nous a permis de passer d’une naturalité de 97% à une naturalité de 99% !

Et en pratique, comment on fait pour analyser le problème et trouver son origine ? 

Eh bien, on se pose les bonnes questions !  En se demandant par exemple : 

• Quelle est l'ampleur du sujet ? (gravité)
• Combien de temps faudra-t-il pour le résoudre ?
• Pourquoi cet imprévu est-il survenu ? (manque de communication entre les acteurs, oubli d’un coéquipier, mauvaise planification...)
• Qui est mon interlocuteur principal ?
• Quelle est la deadline pour résoudre l'imprévu ?
• Quelles infos ai-je à ma disposition ?

Identifiez les interlocuteurs clés et les personnes qui peuvent aider

Face à un imprévu, on peut vite se sentir submergé(e) (d'où l'idée de tout noter sur un Notion). 

Notre conseil ? Comme en gestion de crise, identifiez un interlocuteur principal. Son rôle ? Être le référent qui répondra à toutes les questions de ses collègues et les guidera vers la solution. Un peu comme Le Professeur dans la Casa de Papel… 

💡Dans l’adversité, la cohésion d’équipe et l’esprit solidaire sont plus que jamais précieux ! N’hésitez pas à identifier les personnes compétentes qui pourront vous apporter leur aide (que ce soit en interne ou en externe). 

💡 L’exemple de Pimpant :

Quand on a eu besoin d'annoncer les raisons de notre retard à nos clients, on s'est appuyés sur Leslie, notre cheffe-cuistot qui connaît parfaitement la formule de nos gels douche. C’était la personne la plus à même d’expliquer les problématiques rencontrées pendant la phase de production. Grâce à son expertise, on a pu informer nos clients de façon transparente et pédagogue.  

Rappelez-vous le mantra préféré de Pimpant : "Seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin !" 🚀

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Créez un plan d'actions millimétré et déroulez-le

Une fois que vous avez analysé la situation et que vous disposez de toutes les informations pour concevoir votre stratégie, il n’y a plus qu’à !

Pour définir votre plan d’actions, n’hésitez pas à : 

• Souligner la deadline globale. 
• Répartir les tâches à effectuer au sein de votre équipe. 
• Assigner à chaque action une deadline précise. 

⚠️ À retenir 

Vous pouvez bien sûr vous servir de vos compétences pour résoudre le problème… mais n’hésitez pas à voir au-delà et à improviser pour agir plus vite. Qui sait, ça sera l’occasion de vous découvrir des talents cachés ? Chez Pimpant, on préfère tester et échouer que perdre du temps à chercher la solution parfaite ! 

Faites le point en fin de course et... savourez la réussite ! 

Alors OUI, les échecs et les accidents font grandir…  à condition d’en tirer des leçons ! Pour ce faire, rien de tel qu’un petit moment d’introspection. Vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes : 

• Qu’avez-vous appris sur vous-même, sur votre produit/service ou sur vos coéquipiers grâce à cet imprévu ? 
• Comment avez-vous géré la situation et quelles sont les pistes d’amélioration que vous avez relevées ? 
• Quelles sont les actions à mettre en place pour éviter que cet imprévu ne se reproduise à l’avenir ? 

💡 Pensez aussi à féliciter les personnes qui vous ont permis de régler cette situation d’une main de maître  !

Comment gérer les imprévus au travail, en conclusion

Et voilà : comme vous pouvez le voir, gérer un imprévu au travail, ça n’a rien d’impossible ! Ça demande seulement beaucoup de sang froid, pas mal d’organisation et un peu de cohésion d’équipe. À la clé ? La résolution de votre problème et, peut-être, des pistes d’amélioration pour l’avenir. Bref, que du bon, au final 😍.