Weekly update : la réunion de travail incontournable de la semaine ! 

Hello matelot ! 🙂 Aujourd’hui on vient vers toi pour t’en dire un peu plus sur ce qu'il se passe dans la cale du bateau. Eh oui tu le sais, chez Juliette on adore être transparent et dire toute la vérité, rien que la vérité ! Alors à l'ordre du jour : les réunions d’équipes chez Juliette ! ⛵️

Si tu as déjà travaillé dans une entreprise, tu dois sûrement connaître les réu’ hebdomadaires en équipe matelot ! En fonction des entreprises, elles sont faites toutes les semaines, d’où le terme hebdomadaire, ou une à deux fois par mois. Ça dépend de la taille de l’entreprise et des besoins ! Les réunions professionnelles peuvent être faites au bureau ou à distance en fonction du mode de travail de l’entreprise dans laquelle tu travailles. L'exercice est le même, les supports sont juste adaptés pour faciliter les échanges ! 👍🏼

Chez Juliette, étant donné qu’on est tous en remote (travail à distance), on fait une réunion en visioconférence toutes les semaines ! Ça nous permet d’être tenus au JU (t’as compris le jeu de mot matelot ? JU comme le gel douche JU 😂) sur le travail de tous les collaborateurs, de prendre des nouvelles et de voir nos têtes de pirates au moins une fois par semaine ! 🤗

Allez, saute dans la barque, direction la réunion hebdomadaire avec l’Équipage JU ! 

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Quel est l’objectif de notre Weekly update chez Juliette ? ⛵️

Notre réunion de travail entre collaborateurs (ou matelots, devrais-je dire) a plusieurs objectifs : 

• prendre des nouvelles de tout l’Équipage (trèèèèèèèès important ça !)
• connaître l’avancée des différentes équipes
• savoir qui fait quoi
• aborder les problèmes rencontrés dans les différents pôles et les résoudre tous ensemble
• parler des chiffres
• parler des points positifs et négatifs de la semaine 
• poser les questions qui nous passent par la tête
• statuer sur les projets à venir et les prochains jalons

En gros, si tu t’attendais à une réunion les doigts de pied en éventail, tu t’es mis le doigt dans l'œil ! 😅

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La réunion hebdo est un point très attendu en interne, car c’est le moment pour tout le monde d’échanger, de connaître les projets à venir et les décisions prises par chacun. Quand on travaille en équipe, c'est d’autant plus important de savoir où en sont les autres pour connaître le moment de son entrée en scène ! 🙂 Eh oui, parfois on est au milieu de la ligne de travail et on doit attendre que nos coéquipiers finissent leur part du job pour faire la nôtre avant qu’une autre équipe reprenne le projet pour le finaliser. Tout ça, ça demande une bonne communication (et coordination) en interne matelot ! On ne construit pas un bateau en un jour pardi ! ⛵️

👉🏼 Qui dit bonne organisation dit réunion productive et pour ça, il faut forcément préparer un peu son ordre du jour !

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La préparation en amont, ou comment organiser une bonne réunion 📋

Eh oui matelot, tu ne peux pas espérer te présenter à ta réunion de travail sans l’avoir préparée un minimum ! 😅 Le fait de préparer la réunion permet son bon déroulement : chaque participant sait ce qu’il doit dire, on arrive à maintenir les temps de parole et la réunion ne dure pas trois heures. Cette organisation est primordiale que tu sois en présentiel ou en télétravail ! 

Par exemple chez Juliette, la préparation de la weekly update est une affaire rondement menée : 

🐳 avant le mercredi (jour de la réu’) Baptiste, l’animateur de la réunion, ouvre une page Notion découpée en fonction des équipes : communication, marketing, impact environnemental, production, etc.

🐚 une fois le dossier ouvert, chaque équipe prépare son ordre du jour, c’est-à-dire les sujets qu’elle veut aborder pendant la réunion : problèmes rencontrés, projets terminés, chiffres clés, demandes aux autres, présentation des mousses tout juste arrivés à bord, etc.

🐙 pendant la réunion, la page Notion est le support sur lequel tout le monde se met : on peut s’appuyer dessus pour parler, elle nous aide à respecter l'ordre de parole et le temps de parole de chacun et nous permet de ne pas faire des réunions trop longues ! 

Bref, tu l’as compris Notion c’est un peu notre gouvernail : il nous permet d’être efficace et d’arriver à bon port en un temps record ! Le fait de tout mettre à l’écrit est aussi une preuve de transparence envers nos collègues puisque tous les sujets sont abordés : échecs comme réussites, chiffres super bons comme moins bons, … Bref, on n'oublie pas qu’on est tous dans le même bateau et que les réussites et les échecs des autres sont aussi les nôtres ! 🤗

Cette page Notion permet aussi de garder une trace écrite des réunions de travail, un peu comme un compte rendu quoi !

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Réunions hebdomadaires : les indispensables du télétravail 

Les weekly updates sont hyper importantes, surtout depuis que le télétravail s’est démocratisé ! C’est un super moyen pour les équipes qui travaillent de chez elles de maintenir une communication régulière malgré le télétravail. 😊

Chez Juliette, c’est le moment de la semaine où tout le monde se retrouve et où l'on peut savoir où en sont les collègues. Cette réunion a aussi pour objectif de savoir comment vont les autres. D’ailleurs on commence toujours la réunion de travail par un tour de table, ou plutôt un tour d’écran 😁, pour savoir si tout le monde va bien ! Bien qu’on soit souvent en contact les uns avec les autres, le fait d’être tous ensemble a toujours une saveur particulière pour nous tous. 🥰 

Le rendez-vous hebdomadaire est l’occasion de donner la parole à tout le monde, de se montrer toujours plus transparent et de renforcer la cohésion d’équipe. Sans compter qu’on met tous nos caméras pour créer un semblant de réel et voir nos bouilles de pirates ! 

D’ailleurs, cette réunion est tellement importante pour l’Équipage qu’elle est enregistrée chaque semaine pour être disponible pour les absents. C’est dire si on attend ce moment matelot ! ⛵️

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La weekly update, en conclusion

La réunion hebdomadaire est un classique dans plein d’entreprises ! Des grandes firmes aux startups en passant par les entreprises en full remote, elle permet de réunir les équipes internes pour faire le point sur les objectifs fixés, sur le moral des troupes, sur les chiffres mais aussi sur l’organisation dans l’entreprise et les projets à venir. La réunion peut avoir lieu dans une salle de réunion classique mais aussi dans un café (pour les petites équipes) ou en visioconférence pour les entreprises à distance ! 🙂

N’oublie pas, une bonne réunion est une réunion qui se prépare un minimum ! Pour ça il faut penser à faire appel à un support (Google Slides, Notion, papier, etc.), à préparer l’ordre du jour, à choisir un animateur de réunion pour donner la parole à tout ce joli monde et à proposer un compte rendu pour les absents. Une réunion bien préparée est une réunion productive où tous les participants ont eu la parole et où tous les points ont été abordés ! 🚀 Dans l’idéal, la réunion dure une heure maximum afin de ne pas prendre trop de temps sur la journée de tout le monde.

👉🏼 Eh voilà matelot, tu sais tout sur les weekly updates chez Juliette et sur les réunions de travail en général. Pour en savoir plus sur tous les sujets qui animent le Bubble, direction le Journal de Bord !